引言：办活动，选对服务是关键
办一场成功的会议或展览，选择靠谱的服务商至关重要。选错了，不仅钱白花，还可能搞得一团糟。这份指南，教您从头到尾避开常见的坑。
一、 策划阶段：明确需求，不打无准备之仗
很多坑在开始就埋下了。策划时，必须想清楚自己到底要什么。
- 坑点1：需求模糊。 没想好参会人数、场地风格、核心目标。导致服务商报价天差地别，您也无从比较。
- 避坑指南： 内部先统一意见。定好人数、预算范围、想要达到的效果。需求越具体，报价越精准。
二、 选择供应商：价格不是唯一标准
找服务商时，很多人只看报价单，谁便宜选谁，这是大忌。
- 坑点2：只看低价。 低价往往意味着偷工减料，或在后期用各种名目加钱。
- 避坑指南： 货比三家。重点看他们的过往案例，最好是同类型的活动。和他们的项目经理聊，看沟通是否顺畅，思路是否清晰。确认报价是否全包，有无隐形消费。
三、 预算控制：把钱花在刀刃上
预算超支是办活动最常见的问题。
- 坑点3：预留不足。 只算了场地和设备费，忽略了搭建、物流、人工、应急等杂费。
- 避坑指南： 做预算时，一定要留出10%15%的备用金。每一笔费用都要白纸黑字写在合同里，特别是搭建材料、设备型号等细节。
四、 合同签订：细节是魔鬼
合同是保障权益的最后一道防线，千万别马虎。
- 坑点4：口头承诺。 服务商承诺的很多服务，没写进合同，最后不认账。
- 避坑指南： 逐条核对合同。服务范围、人员配置、设备清单、付款节点、违约责任，一样都不能少。
五、 现场执行：盯着流程，也盯着人
活动当天是关键，也是最容易出乱子的时候。
- 坑点5：现场混乱。 供应商人员不专业，流程衔接不畅，出了问题找不到负责人。
- 避坑指南： 提前彩排。要求供应商提供详细的执行流程表（Rundown），并指派专人负责对接。自己这边也要有人全程盯着，及时发现并解决问题。
结语
办会议展览是个系统工程。从策划时的清晰定位，到选择供应商的综合考察，再到合同的严谨和现场的严格监督，每一步都走稳了，才能避开大坑，圆满成功。
